Dampak Wabah Covid 19 Untuk EO dan Cara Menghadapinya untuk Para Pejuang Event

Boomingnya pandemi korona membuat perekonomian semua bidang menjadi lesu, salah satunya bidang EO atau event organizer. Awal kemunculan korona EO sangat sepi sekali, tetapi seiring dengan berjalannya waktu dan kebijakan pemerintah, EO mulai bangkit kembali. Dampak wabah covid 19 untuk EO dan cara menghadapinya untuk para pejuang event dirasakan begitu kuat.

Dampak apa saja yang dirasakan oleh pejuang EO saat pandemi belum usai?

Pandemi membuat keresahan di antara pejuang event organizer karena mereka terpaksa menganggur selama pandemi, semua akses dibatasi bahkan ada yang ditutup. Pemasukan yang seharusnya full hanya bernilai nol, semua menjadi krisis. Dengan naiknya angka pengangguran tentu EO menjadi sedikit kesulitan untuk menentukan kebijakan baru. Mereka yang menjadi ketua EO harus memutar otak agar EO tetap berjalan saat pandemi tetapi tidak memicu penularan virus semakin besar.  Ketua EO tetap berusaha menyelenggarakan acara dengan aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, jika tidak maka resiko perusahaan EO akan ditutup sangatlah merugikan untuk semua pihak.

Bagaimana cara pejuang EO untuk bangkit kembali?

1. Membuka EO dengan batasan

Tahun 2021 dan 2022 mendatang tentu menjadi sebuah tahun mendebarkan karena semua akses mulai dibuka kembali tetapi dengan protokol kesehatan yang tidak boleh lengah. Perusahaan EO pelan-pelan mulai membuka jasa mereka dengan batasan orang. Setiap pertemuan tatap muka baik acara seminar, pernikahan, mini konser, rapat dan sebagainya hanya boleh dihadiri dalam jumlah tidak lebih dari 30 orang. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk patuh aturan pemerintah untuk menghindari kerumunan. 

Lantas bagaimana jika ada banyak orang yang harus ikut dalam sebuah acara jika terdapat batasan pengunjung?  Kami menggunakan sistem shift sehingga setiap shift pertama dibatasi maksimal 2 jam kemudian shift kedua juga sama, begitu seterusnya.

2. Mematuhi protokol kesehatan

Setiap acara tatap muka yang kami adakan wajib mematuhi protokol kesehatan seperti mencuci tangan sebelum masuk, memakai masker dan face shield, menjaga jarak saat duduk minimal 1 meter dan menjauhi kerumunan. Pihak manajemen EO tentu menyediakan instrumen kesehatan seperti termometer badan, hand sanitizer, sabun semprot, tisu kering sekali pakai dan desinfektan untuk ruangan.  Untuk memperketat acara, kami juga menyarankan kepada tamu undangan untuk melakukan pengecekan tes korona, minimal rapid test. Hasilnya bisa diberikan kepada pihak pengelola sebelum acara dimulai, jika ternyata tamu reaktif korona maka terpaksa untuk dipulangkan.

3. Membuat webinar online

Webinar merupakan salah satu cara lain yang dilakukan oleh EO untuk memberikan informasi. Webinar dilakukan menggunakan aplikasi khusus agar tamu bisa melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan oleh narasumber. EO online semacam ini mungkin dirasakan kurang nyaman karena tidak bisa tatap muka secara langsung. Namun, sebenarnya EO online memiliki kelebihan yang tidak dimiliki oleh EO offline, EO online lebih menghemat biaya, meminimalisir penularan virus, bisa fleksibel dengan waktu, tidak menuntut memakai seragam tertentu.

4. Mengatur keuangan perusahaan

Bicara soal dana EO tentu perlu diperhatikan apalagi jika EO yang diselenggarakan lewat dunia maya, apakah tetap membayar?

Iya, tetapi tidak sebesar EO tatap muka.  Pihak EO bisa tetap mendapat pemasukan dari EO tatap muka kendati tidak penuh seperti sebelumnya. Mengatur keuangan EO offline dan online akan mempengaruhi keberlangsungan EO ke depan. EO juga bisa menambah projek acara untuk menambah pemasukan seperti projek aplikasi webinar, bekerja sama dengan perusahaan untuk memperkenalkan produk sehingga simbiosis mutualisme keduanya terjalin dengan baik. Sebagai gambaran, perusahaan EO bekerja sama dengan jasa catering rumahan dalam sebuah acara pernikahan, kendati hanya mengundang maksimal 30 orang jasa catering bisa mempromosikan ke tamu undangan, begitu juga sebaliknya.

5. Merekrut tim ahli online

Menyelenggarakan webinar atau seminar online butuh tenaga ahli dalam bidangnya untuk mengutak-atik segala hal yang berhubungan dengan instrumen webinar. Ada banyak kendala saat sistem webinar berjalan, seperti cuaca hujan membuat tampilan menjadi berhenti mendadak, hilang atau suara parau. Tenaga ahli EO online akan stay untuk memperbaiki gangguan yang terjadi.

6. Memberikan berbagai produk spesial

Di tengah pandemi, semua orang sedang berusaha berjuang untuk bertahan hidup atau survive. Perusahaan EO yang tengah bangkit harus detil dalam mengelola keuangan kas perusahaan, dan juga mencoba produk layanan EO terbaru yang dibutuhkan oleh masyarakat. Mungkin layanan produk EO bisa dengan membuat acara pernikahan kecil di perkampungan, kendati honornya lebih murah tapi tidak ada salahnya memakai cara tersebut. Pada intinya, selama keadaan belum stabil kemungkinan peluang EO di desa bisa dirangkul agar pundi-pundi rupiah terus mengalir dan sistem perekonomian terus berjalan. 

Dalam menyelenggarakan webinar atau EO online ada beberapa unsur komputerisasi yang wajib dilakukan, antara lain:

1. Ketersediaan animator dan desainer 2D atau 3D

Digunakan untuk membuat materi seminar atau tampilan agar tidak flat atau biasa saja. Dengan adanya animator webinar akan lebih menarik dan hidup layaknya seminar tatap muka.

2. Online host engineer

Adalah orang yang membantu menyiarkan acara, jika acara tatap muka kita sebut dengan pembawa acara maka tak jauh beda dengan online host engineer untuk EO online. Host online bisa diambil dari pihak EO atau pihak pemilik acara.

3. Peralatan broadcasting mini

Setiap EO online mengadakan acara harus tersedia peralatan seperti headset, kamera tambahan, lighting, mixer sound system dan clip on. Semua peralatan tersebut akan membantu tamu untuk mendapatkan kualitas materi. Peralatan webinar dari tamu masih terbatas, untuk itu pihak EO bersedia menyediakan peralatan lengkap.

4. Pengaturan green screen studio

• 

• 

Green screen studio atau disebut dengan studio hijau merupakan studio dengan latar layar hijau atau polos yang menampilkan artis, narasumber, atau orang yang berhubungan dengan materi acara. 

5. Sosmed operator 

Merupakan aplikasi bantuan yang akan digunakan untuk acara atau EO, bisa dengan bantuan instagram, youtube, zoom meeting dan WA. Setiap aplikasi sosmed tersebut bisa diunggah atau direkam kembali.

6. Manajemen mini show

Terdiri dari produser, direktur acara, notulen, operator virtual presentation, pengarah acara dan sebagainya. Kendati EO dilakukan secara online tetapi secara manajemen juga sama dengan EO tatap muka. Pihak EO mengupayakan agar webinar yang ditampilkan tidak membuat tamu mudah bosan dan mengabaikan apa yang dijelaskan atau disampaikan. 

Dampak wabah covid 19 untuk EO dan cara menghadapinya untuk para pejuang event salah satunya dengan menyelenggarakan acara secara virtual dan tatap muka dengan mengikuti kebijakan pemerintah. Bertahan di tengah pandemi memang sulit. Tetap semangat untuk para pejuang EO, mencari setiap peluang kendati potensinya kecil. Dari sesuatu yang kecil nantinya bisa membantu bertahan untuk menjadi besar. 

Setiap usaha pasti membuahkan hasil asalkan dengan niat yang tulus!